Quanto tempo devemos guardar os documentos fiscais e contábeis?
19 fev

Quanto tempo devemos guardar os documentos fiscais e contábeis?

Notícias

O prazo para guarda de documentos tem natureza direta com o prazo decadencial e prescricional relativo à constituição de créditos tributários.

A decadência é a extinção (perda) do direito pela inércia do seu titular dentro de um prazo fixado. É o prazo que o Fisco possui para constituir o crédito por meio da lavratura do auto de infração.

Nesta hipótese, se não lavrar no prazo estabelecido pela legislação, a decadência atinge o aspecto material do tributo.

Por outro lado, a prescrição refere-se ao direito de cobrar o crédito constituído (lançado pelo fisco ou declarado pelo próprio contribuinte), portanto, refere-se ao direito instrumental (“processual”).

Em outras palavras, é a perda do direito de ação.

Ambos os institutos são causas extintivas de direitos do titular, em razão de sua inércia durante o tempo estabelecido na legislação.

O prazo decadencial para constituição do crédito tributário bem como o prazo prescricional para a cobrança de tais créditos, estão previstos no art. 173 (LGL\1966\26#A.173) e 174 do Código Tributário Nacional (CTN) (LGL\1966\26#A.174).

O 173 do CTN (LGL\1966\26#A.173), dispõe que o direito da Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 anos, a contar:

  1. do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
  2. da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vicio formal, o lançamento anteriormente efetuado.

O 174 do CTN (LGL\1966\26#A.174), dispõe que a ação para cobrança do crédito tributário prescreve em 5 anos, contados da data da sua constituição definitiva.

No quadro abaixo estão relacionados os prazos de guarda e manutenção de livros, documentos fiscais e contábeis de competência federal, e os roteiros que tratam sobre as respectivas obrigações.

 

Documento Prazo de guarda Roteiros
Arquivo    Digital               (Sistema de

processamento de dados)

5 anos
Comprovante    de                        rendimentos

pagos    ou    creditados             e      de retenção na fonte

5 anos “IR/CSLL/COFINS/PIS                                           –

Comprovantes de Rendimentos Pagos ou Creditados” (DOC\2012\118)

Comprovantes    de  escrituração

(Notas Fiscais e recibos)

10 anos
Contratos de seguros de bens –

documentos originais

5 anos
Contratos     de     seguros                    de

pessoas – documentos originais

20 anos
Declaração   de   Ajuste   Anual  –

IRPF     e     comprovantes             de deduções de outros valores

5 anos
Declaração                     Comprobatória                   de 5 anos

 

Percepção     de                     Rendimentos

(DECORE)

   
Declaração      de      Débitos                      e

Créditos    Tributários                 Federais (DCTF)

5 anos “DCTF – Declaração de Débitos e

Créditos Tributários Federais – Normas aplicáveis a partir de 2011” (DOC\2012\284)

Declaração de Imposto de Renda

(DIRF)

5 anos “DIRF   2015   –   Declaração   do

Imposto de Renda Retido na Fonte ” (DOC\2015\138)

Declaração      de                      Informações

sobre     Atividades             Imobiliárias (DIMOB)

5 anos “Declaração     de                       Informações

sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB ” (DOC\2013\119)

Declaração  de  Informações das

Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal (DIPI-TIPI 33)

5 anos
Declaração  do  Imposto  sobre a

Propriedade     Territorial                       Rural (DITR)

5 anos “ITR   –   Declaração   do Imposto

sobre a Propriedade Territorial Rural – DITR 2016” (DOC\2015\74)

Declaração         Especial                         de

Informações (DIF) DIF – Bebidas

DIF  –  Cigarros DIF – Papel Imune

5 anos
Declaração      de                      Informações

Econômico-Fiscais    da                                Pessoa Jurídica (DIPJ)

5 anos “DIPJ     2014     –     Lucro    real,

presumido, imunes e isentas – Regras gerais de apresentação” (DOC\2014\48)

Declaração      Simplificada                       da

Pessoa Jurídica (DSPJ) – Inativa

5 anos “Declaração     Simplificada                       da

Pessoa Jurídica (DSPJ) – Inativa 2015 ” (DOC\2015\3)

Declaração      Simplificada                       da

Pessoa Jurídica – Simples

5 anos “Declaração     Simplificada                       da

Pessoa Jurídica (DSPJ) – Inativa 2015 ” (DOC\2015\3)

Declaração   Anual   do   Simples

Nacional (DASN)

5 anos “DASN   –   Declaração   Anual do

Simples                                    Nacional” (DOC\2012\154)

Demonstrativo   de   Apuração de

Contribuições Sociais (DACON)

5 anos ”   DACON   –   Demonstrativo de

Apuração     das                   Contribuições Sociais” (DOC\2013\39)

Demonstrativos de Notas  Fiscais

(DNF)

5 anos
Demonstrativo       do                            Crédito

Presumido (DCP)

5 anos
Declaração de Serviços  Médicos

(DMED)

5 anos “DMED – Declaração de Serviços

Médicos       e       de                   Saúde” (DOC\2013\117)

Declaração Anual de Isento (DAI) 5 anos “Declaração   Anual   de   Isento –

DAI – Última entrega em 2007 ” (DOC\2008\51)

Declaração de Bens no Exterior 5 anos “Capitais Brasileiros no Exterior  –

CBE – Declaração de bens e valores” (DOC\2012\161)

Declaração   de   Saída Definitiva

do País

5 anos “Imposto de Renda – Conceito de

residente e não-residente e Declaração de Saída Definitiva do    País    e    Comunicação  de

 

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